Comment rembourser simplement les frais à vos travailleurs ?

Il arrive que certains de vos travailleurs doivent financer certains coûts pour pouvoir exercer les tâches que vous leur confiez. Prenons par exemple des frais de déplacement, l’usage d’un bureau à domicile, des frais de représentation, …

La preuve de ces frais est, dans bien des cas, difficilement apportée : Un tableau reprenant les déplacements professionnels est fastidieux et n’apporte qu’indirectement la preuve des frais, l’usage d’un bureau à domicile ne génère pas de document pouvant apporter la preuve nécessaire à la déduction, les pourboires ou les petits cadeaux sont rarement accompagné d’un justificatif, …

Cependant, à défaut de pièce justificative, de tel remboursement de frais seront considéré par l’administration comme de la rémunération pure et simple. Et qui dit rémunération dit taxation (tant retenue sociale que précompte professionnel et, bien entendu, impôt final).

Comment éviter alors cette requalification ?

Établissez un relevé des types de frais et appliquez-y un forfait.

C’est ce qu’a fait un entrepreneur en demandant la validation de ce forfait par le Service de Décisions Anticipées (Décision anticipée n° 2017.193 dd. 19.04.2017).

Que ressort-il de cette décision ?

Qu’il est possible d’attribuer les forfaits suivants :

Frais de bureaux à domicile : 120 € /an
Internet à domicile :                   20 € /an
Parking :                                    15 € /an
Car-Wash :                                15 € /an
Garage :                                     50 € /an
Frais de représentation :           50 € /an

Certaines conditions sont cependant à remplir :

Les frais concernés par le forfait ne sont plus déductibles sur base de pièces justificatives ni pour l’entreprise, ni pour le travailleur.

Ces forfaits sont indiqués sur la fiche fiscale des travailleurs concernés.

L’entrepreneur avait prévu d’octroyer ces forfaits selon 7 catégories de travailleurs (Certains travailleurs ayant droit à tous les forfaits, d’autres pas). Les indemnités forfaitaires sont donc, dans ce cas, liés à la fonction exercée et non à la personne. Une personne changeant de fonction se verra donc aussi appliquer le forfait correspondant.

Cet entrepreneur ce n’est pas vous alors, comment vous servir de cette décision anticipée ?

Vous pouvez respecter les conditions (montants et formalités) et vous référer à la décision pour faire valider par votre contrôleur les montants octroyés.

Vous pouvez aussi vous servir de la décision comme modèle pour solliciter vous-même une décision anticipée personnelle que le contrôleur sera alors obligé de suivre.

LUG-Management se tient à votre disposition pour de plus amples informations ou pour toutes aides lors de la rédaction de votre propre demande de décision anticipée.