Les documents comptables : La facture

« Toute écriture s’appuie sur une pièce justificative datée et porte un indice de référence à celle-ci. »(1)

Aujourd’hui, nous débutons notre série par le document le plus connus mais aussi le plus réglementé : la facture.

La facture, preuve comptable et fiscale par excellence, est définie dans le code de la TVA au paragraphe 2 de l’article 53 : « L’assujetti qui effectue des livraisons de biens ou des prestations de services, […], est tenu d’émettre une facture à son cocontractant […] »

Pour être considéré comme valablement établie, une facture doit correspondre aux prescrits de l’AR TVA N°1, article 5. :

Une date :

La date de la rédaction (ou de l’impression) doit être indiquée sur le document. Cette date permettra de définir dans quel exercice fiscal (Impôt direct) ou dans quelle déclaration TVA la facture doit être renseignée.

Le mot « FACTURE » :

Le libellé du document permettra de déterminer, avec certitude, la qualification à donner au document. S’il est écrit facture, ce n’est pas un bon de commande, ni une note de crédit.

Un numéro de séquence :

Ce numéro doit être la suite d’une ou de plusieurs séries (par exemple, une série par point de vente) permettant d’identifier la facture comme un document unique. Ce numéro correspondra au numéro d’inscription dans le facturier de sortie. Chaque série doit recommencer à « 1 » à chaque début d’exercice.

Les coordonnées du vendeur :

Le nom ou la dénomination sociale, l’adresse de son siège administratif ou de son siège social et bien entendu son numéro d’identification à la TVA.

Les coordonnées de l’acheteur :

Comme pour le vendeur, le nom ou la dénomination sociale et l’adresse de son siège administratif ou de son siège social. Le numéro d’identification à la TVA ne devra être indiqué que si le client en possède un bien sûr ; a défaut, il est utile d’indiquer la mention « Non Assujetti » (ou N.A.) afin d’évacuer le doute : ai-je oublié de lui demander son numéro ou n’en avait-il pas ? Lorsqu’un assujetti à la TVA n’agit pas dans un cadre professionnel, il ne doit pas communiquer sont numéro d’identification à la TVA.

La date du fait générateur s’il a lieu avant la date de facturation :

Il s’agit de la date à laquelle la vente ou la prestation de service à eu lieu ou la date à laquelle le prix à été payé, si le payement à été effectué avant la date de vente ou de prestation.

Exemple : la facture à été rédigée le 27/04 pour une vente réalisée le 25/04 et payée le 24/04. La date d’émission est le 27/04. La date du fait générateur est le 25/04 mais comme le paiement à été réalisé avant, il faut reprendre le 24/04 comme date de fait générateur.

Cette date permet de vérifier que la facture à été émise dans les délais prévus par l’article 4 de l’Arrêté Royal TVA n°1, soit pour le 15 du mois qui suis la date de fait générateur. Si le fait générateur ou la date de paiement intervienne après la date de facturation, c’est cette dernière qui sert de base. En reprenant l’exemple ci-dessus, la facture doit être émise pour le 15/05 au plus tard.

Le détail des biens et/ou services acquis :

Ce détail doit être suffisant pour permettre de déterminer avec certitude le sort fiscal de l’opération ainsi que le taux de TVA applicable. Il s’agit notamment d’indiquer la dénomination usuelle des biens ou services vendus (par uniquement une référence interne donc !) ainsi que leur quantité.

Le détail du calcul de la TVA :

Pour chaque taux de TVA ou exemption, la base d’imposition et le montant de la taxe.

La référence justifiant le taux et/ou la méthode de calcul de la TVA :

Par exemple : l’indication de la mention « Autoliquidation » lorsque la taxe est due par le cocontractant (travaux immobilier, vente intracommunautaire, …), l’indication du régime particulier (agence de voyage, objet d’art, …)

Le refus d’établir une facture à un assujetti (même pour un montant minime) peut être sanctionné par l’administration de la TVA d’une amende égale à deux fois la TVA due avec un minimum de 50 €.(2)

Si toutes les mentions ne sont pas présentes sur le document, il peut être fait référence à d’autres documents annexes.(3)

De plus, la déduction de la TVA doit être accordé si les conditions matérielles (Biens ou services réels et fournit par un assujetti) sont satisfaite, même si certaines conditions de forme ont été omises.(3)

En ce qui concerne les impôts directs, aucune condition de forme n’étant exigée(4), la facture constituera un des moyens de preuve pour pouvoir obtenir la déduction. Nous verrons dans les prochains articles quels sont les autres pièces justificatives.

La facture doit-elle toujours être sur papier ? Mon client peut-il établir la facture pour moi ? Et si j’ai oublié de facturer quelque chose ? Mon client sont principalement des particuliers, dois-je aussi toujours rédiger une facture ? Ces questions, et bien d’autres, trouverons réponse dans de prochains articles ! Suivez-nous sur les réseaux sociaux pour ne rien rater !

(1) Art. III.86. du Code de Droit Economique
(2) Art. 70 §2 Code TVA
(3) CJUE 15/09/2016, C-516/4, Barlis
(4) Art. 49 CIR92