Je vais vous raconter ici l’histoire effarante d’un indépendant qui a forgé lui-même les armes qui ont fait sa perte.
Nous sommes dans le secteur de la construction, mais l’histoire peut être postposée à tout indépendant. Un brave maçon, Bob, ayant toutes les qualités requises, se lance comme indépendant. Il est bon dans son métier et les clients, attirés par la qualité, arrivent en grand nombre.
Notre bon indépendant y voit une importunité pour engager. Il embauche donc un maçon qualifié et un apprenti ; le voilà devenu patron.
Les chantiers n’en finissent plus d’arriver et Bob est surchargé de travail. Il ne peut pas tout faire et laisse donc de côté une partie de son administratif.
Je vais le faire ! Oui, mais quand ?
Jusqu’au jour où sa banque le contacte :
« Monsieur Bob, nous n’avons pas pu honorer votre paiement pour l’ONSS car votre compte est en négatif et vous avez dépassé votre crédit de caisse! ».
« Ce n’est pas possible, j’ai des clients à ne plus savoir qu’en faire.»
« Monsieur Bob, vous n’avez plus eu de rentrée d’argent suffisante pour repasser en positif depuis 3 mois. »
« Ce n’est possible mon comptable me dit que je n’ai aucune facture en attente de paiement ! »
Bob ne s’y retrouvant plus, il a fait appel à mes services.
Dans pareils cas, je commence toujours par vérifier qu’aucun document n’est manquant et qu’il y a une suite logique pour l’ensemble.
Les factures de ventes sont-elles numérotées ? Les Devis sont-ils numérotés ?
Dans le cas de notre indépendant, pas de problème de ce côté mais j’ai constaté une importante différence de numérotation entre les devis et les factures.
Il y a toujours une différence de numérotation ; tout devis n’entraîne pas nécessairement la conclusion du contrat et donc la facturation. A contrario, un même devis peut entraîner plusieurs factures (acomptes, solde final, complément, …).
Cependant, l’écart me paraissait trop important. Nous avons donc fait le tri entre les devis acceptés et ceux qui ne l’ont pas été. Le nombre de devis accepté doit être au maximum égal au nombre de facture (Ce qui n’arrive que lorsqu’il n’y a eu qu’une seule facture émise par devis).
Horreur ! Nous avions 25 devis signés de plus que le nombre de factures émises !
Nous avions trouvé la faille !
Bob, ne pouvant plus suivre son administratif correctement, à oublié de facturer certaines prestations pour un montant total de … plus de 500.000 €. Monsieur Bob a donc rétabli l’omission et facturé les sommes dues.
Il avait des dettes ONSS pour 120.000 € et un découvert bancaire de 150.000 €. Avec ses 500.000 € à récupérer, il avait même de quoi envisager un investissement.
Tout semblait idyllique cependant c’était sans compter sur le temps. Car entre le moment où les sommes ont été réclamées et celui où l’argent a été perçu, un grand laps de temps est passé. Sans compter les sommes non recouvrées habituelles !
Et, comme tout le monde le sait, le temps c’est de l’argent. Les 270.000 € de dette ont grandit. Avec les amendes, les intérêts et autres frais auxquels ont doit ajouter les nouveaux impayés ainsi que les frais de recouvrement et de justice, la somme due à grimpé à plus de 600.000 €.
Bob a été contraint de licencier son personnel, ce qui a généré de nouveaux coûts.
Il a ensuite dû déclarer faillite et vendre sa maison pour payer toutes ses dettes.
Voilà comment une affaire qui fonctionne tombe en ruine.
Le travail administratif est certes lourd à gérer mais il n’en est pas moins important. Si vous vous sentez dépassé par le volume ou la complexité, n’hésitez pas à faire appel à quelqu’un qui pourra vous épauler.
Des nouvelles de Monsieur Bob ? Il s’est à nouveau inscrit comme indépendant et son entreprise se développe. Il pense même à nouveau engager du personnel. Tout en veillant à son administratif !
Vous pensez être dans une situation comparable ? L’administratif vous submerge ?
Prenez contact avec moi sans attendre !