En traduction littérale, le clean desk signifie le bureau propre.
C’est aussi une tendance actuelle d’organisation qui consiste à laisser son bureau vide à la fin de chaque journée de travail ou à la fin de chaque tâche.
Cette technique est, le plus souvent (et le plus facilement), implantée au sein de bureau open space (tel les emplacements de coworking). En effet, dans de telle structure, les travailleurs changent régulièrement de bureau. Dans certaines entreprises, l’espace est optimalisé à outrance en prévoyant moins de place disponible que de travailleurs ; deux travailleur à mi-temps se partageant alors un seul et même bureau ou lorsque l’entreprise emploi beaucoup de personnel mobile.
Les avantages principaux de cette technique organisationnelle sont d’ordre varié :
Les visiteurs extérieurs ressortent du bureau avec une impression d’ordre et de professionnalisme, ce qui transmet une image positive de l’entreprise vers l’extérieur.
Le fait de ranger de manière très régulière son espace de travail engendre de fait un travail plus ordonné ce qui minimise les pertes de documents ou le mélange de dossiers et entraine dés lors un gain de productivité pour le travailleur mais aussi pour toute l’équipe devant travailler avec les mêmes documents.
Le clean desk peut aussi être envisagé sur le bureau virtuel de chaque ordinateur afin de garantir à chaque utilisateur du même appareil une même disposition des icônes et un même confort d’utilisation.
Pour arriver à un résultat optimal pour cette technique d’organisation, il convient de mettre en place une politique écrite afin de fédérer l’équipe autour de cette approche (Clean desk policy).
Une procédure de dématérialisation des documents ainsi qu’un système informatique adapté permette d’atteindre l’objectif avec plus de facilité et de confort.
Conclusion : Le clean desk permet un réel gain de productivité et d’image mais la route est longue pour sa mise en place et doit donc être balisée de manière claire.
Si vous souhaitez de l’aide pour la mise en place d’une Clean Desk Policy ou pour la dématérialisation de vos documents n’hésitez pas à prendre contact !
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